未経験で秘書に転職するコツ・成功法まとめ

秘書というのは簡単に言うと仕事が多忙である人が抱える庶務を代行し、その人を補佐する職業です。秘書が付く人として主に経営者や重役や弁護士等が挙げられます。彼らは本当に忙しい日々を送っているので秘書を必要とします。そのため、秘書と言うのはある意味会社の顔になることが多いです。これから、主な業務内容を紹介していきたいと思います。

スケジュール管理

先ほどもの述べた通り、秘書が付く人は非常に忙しい生活を行っています。ですので、ミーティングの予約や出張の際の予約などを行う時間すらも無駄に感じます。そこで秘書がその人のスケジュールを管理したり、出張時のホテルの予約を行ったりします。また、経営者によってはすべてのスケジュール管理を任せる人もいて、その場合、しっかりコミュニケーションをとる必要があります。もし、あなたがスケジュール管理を怠った場合、その人が重要なクライアントとの会議に無断欠勤したという形になりその人の信用を崩壊させてしまう可能性もあるので、非常に重大な責任をもって仕事をする必要性があります。

電話対応

基本的に社長などは時間がないので電話にはでません。ですので、秘書が取って、重要な電話などは社長に渡し、全く関係ない営業電話などはそこで処理していきます。これで、社長はどうでもいい情報をわざわざ聞く必要もなく、自分にとって本当に重大な話だけ聞けるようになり効率的にものごとを進められます。ですので、ここで秘書が重要であると思った情報をちゃんと流せるかということが試されます。

来客対応

秘書が接待するお客様は一般人ではありません。業界のトップの人間や大事な取引先ばっかりです。そこで失敗などをしてしまったら大変です。緊張感を持って接して行く必要があります。また、実際にミーティングに同行して社長とお客様の会話を記録し、後々に議事録に落とすという作業なども行うこともあります。

資料作成・文章作成

ブレーン

社長から業界の動向などの分析を行えと言われることがたまにあります。この時に必要なのは正しい情報を正確に読み取る調査能力です。多くの仕事は事務作業であるので事務処理能力が大切と思うかもしれませんが、知的な能力というのも秘書には必要な能力です。

手紙などへの対応

ビッグな人ほど様々な手紙やメールが膨大にきます。それに社長などは一つ一つ構っている時間はありません。そこで秘書は手紙などに返信する必要があります。また、業界の有名人などに感謝状などを送ることもあります。ここで秘書の語学力（きちんと敬語で手紙を書けるかや英語で文章を書けるかなど）が試されます。

今書いた通り、結構業務としては大変に見えるこの職業ですがどのような魅力があるのでしょうか。

重役の近くで働ける

経営陣や有名人と働ける機会というのはなかなかないです。多くの人は企業の下から登ってやっと経営陣と携わるようになりますが、秘書であればすぐそのような優秀な人と働けます。そして、秘書が社長を支えるために、社長は本質的な議論に集中でき、企業の健全な経営に繋がります。

ビジネススキルが身につく

秘書に転職するにはどうすれば良いのでしょうか。実は、秘書検定や国際秘書検定などがありますが、実はこれらは必須資格ではありません。

多くの場合は経理や事務での仕事振りが評価されて秘書になることが多いです。ですので、最もいい転職方法は秘書の資格を受けながら、秘書職の採用と事務職の採用を両方ともに受けることです。

秘書に転職するには主に3つのサイトがあります。

リブズキャリア

JAC Recruitment

こちらは外資系企業や海外展開する日本企業の求人が揃っています。自分の語学力に自信がある方やグローバル企業で活躍したい方は是非登録をしましょう。

パソナキャリア

秘書の仕事の多くは雑務みたいに思うこともあるかもしれませんが実はそれが経営者の支えになっていることが多いです。是非、秘書へ興味を持った人は転職を考えて見ましょう。